POLÍTICA DE PRIVACIDAD GENERAL

De conformidad con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de 26 de mayo de 2021 relativo a la protección de los derechos fundamentales de las personas en cuanto al tratamiento de sus datos personales (en adelante LOPD), la presente Política de Privacidad General regula el tratamiento de datos personales efectuado por CLOUD BUSINESS & SOLUTIONS CLOUDBUSINESS CIA LTDA con RUC 1793099378001 (en adelante, Cloud Business & Solutions) en el marco de sus relaciones laborales, contractuales y comerciales, cuando dicho tratamiento recaiga sobre datos de personas naturales identificadas o identificables.

En ella encontrará información importante sobre el tratamiento de sus datos personales y los derechos que le reconoce la normativa.

Cloud Business & Solutions se reserva el derecho de actualizar esta Política de Privacidad General en cualquier momento con motivo de decisiones empresariales, así como para cumplir con eventuales cambios legislativos o jurisprudenciales.

Los datos facilitados a Cloud Business & Solutions deben ser verdaderos, exactos, completos y actualizados, siendo responsable de cualquier daño o perjuicio, directo o indirecto, que pudiera ocasionarse como consecuencia del incumplimiento de tal obligación. El relacionamiento laboral y comercial de Cloud Business & Solutions no está dirigido a los menores de edad. Al proporcionar sus datos corrobora y garantiza que tiene al menos 18 años.

1. ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES?

Identidad: Cloud Business & Solutions Cloudbusiness Cía. Ltda. RUC: 1793099378001

Dirección postal: Juan Gonzalez N35-26 y Juan Pablo Sanz, Edificio Vizcaya II, Torre Sur, Piso 7, Oficina 7C, Quito, Ecuador.

Delegado de Protección de Datos (DPO) – dpo@cloudbusiness.com.ec

2. ¿CON QUÉ FINALIDADES TRATAMOS SUS DATOS PERSONALES?

Gestión de recursos humanos: El tratamiento de datos personales es necesario para gestionar la relación laboral con el personal interno y subcontratado, lo que incluye aspectos como la contratación, nómina, beneficios, gestión del desempeño, capacitación, entre otros.

Cumplimiento legal: La empresa puede tratar datos personales para cumplir con sus obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la contratación y administración de empleados y contratistas.

Comunicación interna: Se puede utilizar información de contacto y datos personales para facilitar la comunicación interna dentro de la empresa y con los subcontratados.

Publicidad y marketing: El uso de la imagen de las personas para la publicidad en redes sociales y páginas web es una finalidad directamente relacionada con la promoción y comercialización de los servicios de la empresa.

Gestión de redes sociales y páginas web: Los datos personales pueden ser utilizados para gestionar las cuentas de redes sociales y páginas web de la empresa, lo que incluye publicaciones y contenido en línea.

Gestión de relaciones contractuales y comerciales: En el marco de la relación con clientes, proveedores o subcontratistas, la empresa podrá tratar datos personales de contacto de sus representantes o personas de enlace, únicamente cuando sea necesario para la gestión precontractual, contractual, administrativa o técnica.

Gestión del desempeño: Los datos personales podrán ser utilizados para la evaluación del desempeño del personal, en el marco de la relación laboral.

Seguridad y control de acceso: Los datos personales, incluidos datos biométricos cuando corresponda, podrán ser utilizados para gestionar el acceso a instalaciones o sistemas de la empresa, con el fin de garantizar la seguridad de la información y de los recursos organizacionales.

El uso de datos biométricos será limitado a la finalidad descrita y no será utilizado para otros fines distintos.

3. ¿QUÉ TIPO DE DATOS PERSONALES OBTENEMOS Y TRATAMOS?

Las categorías de datos que Cloud Business & Solutions obtendrá y tratará son las siguientes:

Datos de identificación: Nombre completo, número de cédula de identidad, fecha de nacimiento, género, estado civil u otros datos necesarios para la identificación y cumplimiento de obligaciones laborales y legales.

Datos de contacto: Dirección de domicilio, correo electrónico, número de teléfono u otros datos necesarios para la comunicación.

Datos laborales: Información relacionada con la relación laboral o contractual, como cargo, área de trabajo, fecha de ingreso, datos de nómina u otros datos necesarios para la gestión administrativa y laboral.

Datos financieros: Información necesaria para la gestión de pagos o cumplimiento de obligaciones contractuales como información bancaria, números de cuenta u otros datos relacionados con la nómina o el pago de servicios.

Datos de salud: En los casos estrictamente necesarios, se podrá tratar información de salud de los trabajadores para la vigilancia de la salud en el trabajo y para la gestión de exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos, reintegro, retiro o seguimiento, en cumplimiento de obligaciones legales aplicables.

Datos biométricos: Información biométrica, como huella dactilar, utilizada exclusivamente para fines de control de acceso a instalaciones o sistemas de la empresa. Este tratamiento se realizará únicamente cuando sea necesario por razones de seguridad.

Imagen y voz: Fotografías, videos o grabaciones de audio o video que contengan la imagen o voz de las personas, utilizados para fines institucionales, de comunicación o publicidad.

Datos en redes sociales: Información disponible públicamente en perfiles de redes sociales, cuando sea necesario para fines de comunicación, promoción institucional o gestión de la presencia digital de la empresa.

4. ¿CUÁL ES LA BASE JURÍDICA QUE NOS PERMITE TRATAR SUS DATOS PERSONALES?

El tratamiento de datos personales por parte de Cloud Business & Solutions se realiza conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, en función de la naturaleza de la relación con el titular.

Las bases jurídicas que pueden aplicar son las siguientes:

• Ejecución de una relación contractual o precontractual: Cuando el tratamiento es necesario para la gestión de relaciones laborales o comerciales.
• Cumplimiento de obligaciones legales: Cuando el tratamiento es necesario para dar cumplimiento a disposiciones legales o regulatorias aplicables.
• Interés legítimo: Cuando el tratamiento es necesario para la gestión interna, seguridad de la información o continuidad del negocio, siempre que no prevalezcan los derechos del titular.
• Consentimiento del titular: Cuando sea requerido, especialmente en casos específicos como el uso de imagen, voz u otros datos no necesarios para la relación contractual o legal.
• Protección de intereses vitales: Cuando el tratamiento sea necesario para proteger la vida o integridad del titular o de otra persona.

En todos los casos, el tratamiento de datos personales se realizará bajo los principios de legalidad, finalidad, proporcionalidad y minimización establecidos en la normativa vigente.

5. ¿POR CUÁNTO TIEMPO CONSERVAREMOS SUS DATOS? 

Los datos personales serán conservados durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados, así como para atender obligaciones legales, contractuales o regulatorias aplicables.

De manera general, Cloud Business & Solutions podrá conservar la información por un período de hasta cinco (5) años posteriores a la finalización de la relación con el titular, salvo que exista una obligación legal que exija su conservación por un plazo mayor.

Los datos biométricos serán eliminados una vez que dejen de ser necesarios para la finalidad de control de acceso.

En caso de que el titular solicite la supresión de sus datos personales, se procederá conforme a lo establecido en la normativa vigente, siempre que no exista una obligación legal que impida su eliminación.

6. ¿SE REALIZAN TRANSFERENCIAS O COMUNICACIONES DE DATOS PERSONALES?  

Cloud Business & Solutions podrá comunicar o transferir datos personales a terceros cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente política.

Estas transferencias podrán realizarse, entre otros, a:

• Proveedores y subcontratistas que apoyen en la prestación de servicios;
• Fabricantes o aliados tecnológicos, cuando sea necesario para la gestión de oportunidades, soporte técnico o provisión de servicios;
• Autoridades competentes, cuando exista una obligación legal

• Centros médicos, médicos ocupacionales, laboratorios clínicos o prestadores de servicios de salud, cuando sea necesario para la gestión de exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos, de reintegro, de retiro o de seguimiento, así como para el cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguridad y salud en el trabajo.

En estos casos, se comunicarán únicamente los datos estrictamente necesarios, bajo criterios de confidencialidad, proporcionalidad y minimización, y exigiendo al tercero receptor el cumplimiento de las obligaciones de protección de datos personales y de las medidas de seguridad correspondientes.

Cuando las comunicaciones o transferencias de datos personales impliquen destinatarios, proveedores o plataformas ubicadas fuera del Ecuador, Cloud Business & Solutions adoptará las medidas contractuales, organizativas y de seguridad que resulten aplicables, conforme a la normativa vigente y a la naturaleza del tratamiento.

7. ¿CÓMO PROTEGEMOS SUS DATOS PERSONALES?

   Cloud Business & Solutions aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, de acuerdo con la naturaleza de los datos tratados y los riesgos asociados.

8. ¿CUÁLES SON SUS DERECHOS CUANDO NOS FACILITA SUS DATOS? 
   

Tiene derecho a:

• Derecho de acceso: Las personas tienen el derecho de acceder a sus datos personales y conocer cómo están siendo tratados, para qué fines se utilizan, a quiénes se han revelado, entre otros detalles relevantes.
• Derecho de rectificación: Si los datos personales son inexactos o incompletos, los titulares tienen el derecho de solicitar su corrección o actualización.
• Derecho de supresión (derecho al olvido): Las personas pueden solicitar la eliminación de sus datos personales cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recopilados, o cuando hayan retirado su consentimiento y no exista otra base legal para el tratamiento.
• Derecho de oposición: Los titulares pueden oponerse al tratamiento de sus datos personales en ciertas circunstancias, como en el caso de que se realice con fines de marketing directo.
• Derecho de limitación de tratamiento: Las personas tienen el derecho de solicitar la restricción del tratamiento de sus datos personales en determinadas situaciones, por ejemplo, mientras se verifica la exactitud de los datos o se resuelve una solicitud de rectificación.
• Derecho a la portabilidad de datos: En ciertos casos, las personas pueden solicitar que sus datos personales sean proporcionados a ellos o a otro responsable del tratamiento en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
• Derecho a presentar una reclamación: Si consideran que sus derechos han sido vulnerados, las personas tienen el derecho de presentar una reclamación ante la Agencia de Regulación y Control de Datos Personales (ARCO) en Ecuador.
• Derecho a revocar el consentimiento: Los titulares pueden retirar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, cuando este haya sido la base legal para el tratamiento.

Para ejercitar estos derechos debes remitir un correo electrónico a dpo@cloudbusiness.com.ec indicando como referencia “Ejercicio Derechos LOPD”, concretando tu petición y acreditando tu identidad (adjuntar copia de tu documento de identidad, pasaporte u otro documento válido que te identifique).

Esta política entra en vigor a partir de su fecha de suscripción y será revisada de forma periódica para garantizar su relevancia y efectividad en la protección de la información de la empresa.

Atentamente

Jenny Villamar

Gerente General